Interne audits voorbereiden: Hoe doe ik dat? (Deel 2 van 2)


Ga je binnenkort een interne audit uitvoeren? Wist je dat een goede voorbereiding heel belangrijk is? In deze blog ga ik dieper in op de voorbereiding van een proces audit.

De voorbereiding van een proces audit

Op de auditjaarplanning van jouw organisatie staan een aantal processen die in een jaar "moeten" worden geaudit. 1 voor 1 pak je deze interne audits op. Zoals ik al in mijn eerdere blog schreef, is het heel belangrijk om onafhankelijk te zijn van het te auditen proces. Weet je nog... die van "Wij WC eend, ..."?

Als je niet onafhankelijk bent van het proces, zorg dan dat iemand anders binnen jouw organisatie de audit kan uitvoeren of huur een externe adviseur in.

Auditee uitnodigen

Het is verstandig om vooraf de interne audit aan te kondigen bij de persoon die je gaat auditen, "de auditee". Overleg met de auditee wanneer (op welke dag) en op welk moment (van de dag) het gelegen komt om de audit uit te voeren. Op deze manier is de kans het grootst dat de auditee volledige beschikbaarheid kan leveren voor de interne audit, zonder tussendoor gestoord te worden.

Leg de auditee uit wat je op de afgesproken datum komt doen en stuur een agenda uitnodiging met (aanvullende) uitleg naar de auditee. De meeste audits duren per persoon 1 uur, zorg dat het niet langer dan 2 uur duurt. Mocht dat wel nodig zijn, ga dan op een ander moment verder. En hou je ook aan de ingeplande tijd. Rekent de auditee op 1 uur? Maak er dan niet 1,5 uur van. De auditee raakt dan mogelijk afgeleid, omdat hij/zij in gedachten weer met het werk bezig is dat ook nog af moet.

 

Overleg met de auditee of het handig is om de audit op zijn/haar eigen werkplek uit te voeren of reserveer je even een aparte vergaderkamer om niet gestoord te worden?

Kennis van het proces

Bij de voorbereiding is het ook belangrijk om je goed in te lezen op het onderwerp dat je gaat auditen. Lees de beschikbare procedures, werkinstructies, standaardformulieren e.d. eens goed door. Wat zijn de kernpunten of kritische punten binnen het proces?

Kijk hierbij niet alleen naar het proces dat je moet auditen. Kijk ook naar de processen die "input" leveren voor het proces dat jij gaat auditen. Krijgt de auditee de informatie die hij/zij nodig heeft uit het voorgaande proces? Mogelijk loopt er binnen het te auditen proces iets stroef en ligt de oorzaak in het voorgaande proces.

 

Kijk ook kritisch naar wat er binnen het te auditen proces moet worden opgeleverd. Voldoet dit aan de eisen/wensen van het opvolgende proces?

Kennis van de norm(en)

Daarnaast is het ook verstandig om je in te lezen in de van toepassing zijnde normen. Zijn er binnen die normen speciale normeneisen van toepassing op het proces? Wordt aan die normeisen voldaan?

Weet de auditee ook wat van hem/haar wordt verwacht vanuit bepaalde normen? Allerlei aspecten dus die interessant zijn om te toetsen.

Bevindingen uit voorgaande audits

Zijn er voorgaande interne en/of externe audits uitgevoerd? Controleer of er afwijkingen of bevindingen zijn geconstateerd. Tijdens de interne audit kan je een check uitvoeren of de afwijkingen of bevindingen al zijn opgelost. En is de oplossing efficiënt?

 

Vergeet deze stap niet. Dit is erg belangrijk om de continue verbetering te blijven waarborgen. Dit aspect is in diverse normen zeer belangrijk en wordt vaak vergeten binnen organisaties.

Stel een vragenlijst op

Stel tijdens je voorbereiding een vragenlijst op. Hierop staan punten die je met de auditee wilt bespreken. Als je even vastloopt, is het handig om ergens op terug te kunnen vallen.

Daarnaast kan deze vragenlijst de basisvormen voor het interne auditrapport. Zo vang je dus eigenlijk 2 vliegen in één klap.

Last but not least: Wat gaat er goed binnen het proces?

We zijn snel geneigd om tijdens een interne audit te gaan zoeken naar de dingen die niet goed gaan. Werkt de auditee niet volgens de procedure? Zijn er op bepaalde aspecten veel afwijkingen? Het is goed om deze punten te constateren, het is immers belangrijk om continu te verbeteren. Maar...

Wat gaat er goed binnen het proces? Stel deze vraag aan de auditee. Waar is hij/zij trots op? Waar is de afdeling goed in? Welke verbeteringen zijn de laatste tijd doorgevoerd?

 

Misschien is dit zelfs wel een goed startpunt voor je interne audit. De auditee gaat dan mogelijk veel opener het gesprek in en kom je wellicht veel meer waardevolle dingen te weten.

Reactie schrijven

Commentaren: 0