Kwaliteitsmanagement: Wat is een contextanalyse?

Wil je een kwaliteitsmanagementsysteem, zoals NEN-EN-ISO 9001:2015 implementeren binnen jouw organisatie, maar weet je niet hoe je dit moet doen of waar je moet beginnen?

De komende tijd neem ik je in een vogelvlucht mee door het kwaliteitsmanagementsysteem. Ik probeer op een eenvoudige manier de ISO 9001 norm toe te lichten en ik deel hierbij praktische tips & tricks.

In deze blogpost vertel ik je meer over het opstellen van de "Contextanalyse".

De contextanalyse helpt jouw als organisatie om inzicht te verkrijgen in de omgeving en situatie waarbinnen jouw organisatie zich verkeerd. Het helpt je om te kijken naar de relevante punten die van invloed kunnen zijn op de prestaties van jouw organisatie en je kwaliteitsmanagementsysteem.

De contextanalyse bestaat uit een aantal onderdelen:

1. De analyse van de interne organisatie: Welke aspecten (positief en negatief) binnen jouw organisatie kunnen een invloed hebben op de prestaties van jouw organisatie?
2. De analyse van de externe organisatie: Welke aspecten (positief en negatief) van buiten jouw organisatie kunnen een invloed hebben op de prestaties van jouw organisatie?
3. De Stakeholdersanalyse: Welke partijen hebben een belang bij de prestaties van jouw organisatie of hebben een invloed op jouw organisatie?

Punt 1 en 2 wordt verder toegelicht in deze blogpost. Van punt 3, de Stakeholdersanalyse, zal een aparte blogpost worden gemaakt.

In de interne analyse ga je kijken naar alle aspecten die van invloed zijn op de prestaties van jouw organisatie gericht op je kwaliteitsmanagementsysteem. Hierbij is het belangrijk om te kijken naar zowel de positieve- als de negatieve aspecten. Wat wordt hiermee bedoelt?

Met de positieve aspecten wordt bedoeld de factoren die kansen creëren voor jouw organisatie. Wat gaat er goed binnen jouw organisatie en wat kan je verder toepassen om je kwaliteitsmanagementsysteem continu te verbeteren?

Met de negatieve aspecten wordt bedoeld de factoren die een bedreiging kunnen vormen voor jouw organisatie. Wat loopt er minder goed binnen jouw organisatie en wat vormt een risico voor de voortgang binnen de processen en de continuïteit binnen jouw organisatie?

Ook aspecten buiten jouw organisatie kunnen van invloed zijn op jouw organisatie en haar prestaties. Denk hierbij aan invloeden uit de markt, van jouw klanten en leveranciers, technologie etc. Ook hier is het wederom belangrijk om te kijken naar de positieve en negatieve aspecten.

Dus welke positieve aspecten, van buiten jouw organisatie, kunnen kansen creëren voor jouw organisatie? En welke negatieve aspecten, van buiten jouw organisatie, kunnen een bedreiging vormen voor jouw organisatie?

Hieronder geef ik je een aantal tips & tricks voor het opstellen van een goede contextanalyse:

1. Start met het opstellen van een SWOT analyse op strategisch niveau. Hierbij breng je je Strengths, Weaknesses, Opportunities en Threaths in kaart. Dit vormt een goede basis voor de je verdere contextanalyse.
2. Een contextanalyse kan je heel eenvoudig maken met behulp van MS Excel.
3. Deel de aspecten in op basis van een risicoprofiel, bijvoorbeeld Laag/Midden/Hoog. Hierop kan je vervolgens prioriteren.
4. Bepaal beheersmaatregelen om de risico's tot een acceptabel niveau te beperken of de kansen juist te kunnen gaan ontwikkelen, en leg deze vast.
5. Kijk bij de interne contextanalyse minimaal naar:
   • De cultuur binnen jouw organisatie;
   • De positieve en negatieve aspecten per bedrijfsproces;
   • De kennis en kunde van het personeel.
6. Kijk bij de externe contextanalyse minimaal naar:
   • Klanten
   • Leveranciers
   • Markt
   • Omgeving
   • Overheid
   • Technologie
7. Heb je ook gedacht aan het risico van een Pandemie (zoals COVID-19) op jouw organisatie?

Aarzel dan niet om contact met mij op te nemen. Ik denk graag met je mee over de invulling van jouw contextanalyse. Je kan mij bellen, mailen of een bericht sturen via het contactformulier. Klik hier voor de gegevens.