Ga je binnenkort een interne audit uitvoeren? Wist je dat een goede voorbereiding heel belangrijk is voor een goed resultaat? In deze blog vertel ik je meer over de voorbereiding op het uitvoeren van een interne audit.
Interne audit: Wat is het?
Het betreft een onderzoek dat binnen de organisatie wordt uitgevoerd en is erop gericht om meer inzicht te verkrijgen in het functioneren van een organisatie op een bepaald gebied. Dit kan zijn één of meerdere processen, een management systeem of een bepaald product. De interne audit is een essentieel onderdeel binnen de meeste managementsystemen en brengt bij goede uitvoering mogelijke problemen, risico's en kansen naar voren voordat er afwijkingen of incidenten zullen ontstaan.
Interne audit: Wat is het doel?
Voordat je verder gaat met je voorbereiding, is het heel belangrijk om te bepalen wat je met je audit wilt bereiken. Zoals ik hierboven al heb beschreven, kan je op verschillende manieren een interne audit uitvoeren, namelijk op een proces, een bepaald managementsysteem of een product.
Managementsysteem audit: Hierbij kijk je puur of de organisatie voldoet aan de eisen zoals gesteld binnen een bepaalde norm, je voert een compliance check uit. Je kijkt niet (gedetailleerd) naar de prestaties van de bedrijfsprocessen. Dit blijft over het algemeen heel oppervlakkig, je gaat niet de diepgang in, maar je krijgt wel zicht op de mate van het voldoen aan een bepaalde norm / managementsysteem. Dit kan natuurlijk heel goed het doel van de audit zijn, voorafgaand aan een externe audit door een certificatie instelling.
Proces audit: Als je echt gedetailleerd naar je bedrijfsprocessen wilt kijken, is het aan te raden om proces audits uit te voeren. Je krijgt dan meer inzage in eventuele problemen die binnen bepaalde processen spelen en mogelijk zelfs de prestaties van de volledige organisatie kunnen beïnvloeden. Bij het vroegtijdig signaleren van deze issues kan je op tijd ingrijpen, wijzigingen doorvoeren en efficiënter gaan werken, waarbij je naar alle waarschijnlijkheid ook nog kosten kunt besparen.
Product audit: Zijn er bijvoorbeeld signalen dat er kwaliteitsissues zijn bij een bepaald product? Dan kan het zeker de moeite waard zijn om een product audit uit te voeren. Het doel van de audit is dan heel gericht te kijken naar elke stap die nodig is om het product te maken. Bij voldoende diepgang komt het aandachtsgebied(en) vanzelf naar voren en kan je gericht verbeteringen doorvoeren dat ten goede komt van de kwaliteit van het te leveren product.
De product audit voer je dus vooral uit als er kwaliteitsissues zijn, zoals terugkerende klachten van klanten. Wellicht is de keuze tussen een proces audit en een managementsysteem audit interessanter.
Zoals je wellicht merkt, ben ik persoonlijk dus een groot voorstander van het uitvoeren van proces audits. Als je kiest voor dit type, hoe ga je dan verder met je voorbereiding?
Breng alle bedrijfsprocessen in kaart
Voordat je kunt beginnen met proces audits is het belangrijk om eerst eens in kaart te brengen welke processen er zijn binnen jouw organisatie. Denk hierbij aan: verkoop, inkoop, engineering, werkvoorbereiding, productie, logistiek, administratie, HR etc.
Hiernaast staat een heel eenvoudig voorbeeld van het hoofdproces van een willekeurige organisatie.
Door het stap voor stap in kaart brengen van het hoofdproces binnen jouw organisatie, kan je vrij eenvoudig de onderliggende processen inzichtelijk maken.
Met het hoofdproces bedoel ik het gehele traject van verkoop tot oplevering/facturatie naar de klant.
Het is wellicht niet nodig om elk jaar alle bedrijfsprocessen te auditen, dit kost immers een hoop tijd van zowel de auditor als de medewerkers die de audits ondergaan (de auditee).
Zorg er wel voor dat ieder bedrijfsproces minimaal 1 keer per 3 jaar wordt geaudit. Hoe bepaal je dan hoe vaak een proces moet worden geaudit?
Ga bedrijfsprocessen prioriteren
Als je een overzicht hebt van alle processen, kan je gaan kijken naar de belangrijkheid van ieder proces binnen jouw organisatie. Zijn er bepaalde processen heel kritisch, dan is het wellicht noodzakelijk om deze processen jaarlijks te auditen. Sommige processen kunnen als ondersteunend gezien worden, waarbij het voldoende kan zijn om 1 keer per 2 of 3 jaar een interne audit uit te voeren.
Deze prioritering kan je continu bijstellen. Krijg je op een bepaald gebied veel klachten binnen of merk je dat een bepaald proces niet lekker loopt, voer dan op de korte termijn nog een interne audit uit op deze processen.
Leuk dit prioritering, maar hoe kan je dit dan handig verwerken?
Maak een auditjaarplan
Door het opstellen van een auditjaarplan of auditschema kan je op eenvoudige wijze de processen prioriteren en vervolgens inplannen. Hieronder een voorbeeld in Excel.
Voer je alle interne audits zelf uit? Of werk je in een team van interne auditoren? In het bovenstaande auditschema kan je ook heel eenvoudig indelen wie welke audit uitvoert.
Zorg voor onafhankelijkheid t.o.v. het te auditen proces
Je kent die uitspraken vermoedelijk wel... "Slager keurt zijn eigen vlees" of "Wij van WC eend adviseren WC eend".
Je eigen werk mag je dus niet auditeren. Zorg er altijd voor dat jij zelf onafhankelijk bent van het proces waarop de audit wordt uitgevoerd. Om alle processen binnen een organisatie te auditeren, is het dus bijna altijd noodzakelijk om een audit team samen te stellen van minimaal 2 medewerkers.
Wellicht is jouw organisatie niet zo groot en vervullen de meeste medewerkers meerdere taken. In dat geval is het heel lastig om die onafhankelijkheid te waarborgen. Dit kan je dan vrij eenvoudig oplossen door het inhuren van een externe adviseur.
Reactie schrijven