Kom je ook wel eens in aanraking met de term "managementsysteem"? En heb je eigenlijk geen idee wat daar mee wordt bedoeld? In deze blog leg ik je in een vogelvlucht uit wat dit is en wat dit voor jouw organisatie kan betekenen.
De term managementsysteem staat eigenlijk voor een set met regels en richtlijnen op een bepaald gebied waaraan je als organisatie wil en/of moet voldoen. Denk hierbij aan richtlijnen op het gebied van kwaliteitsmanagement, milieumanagement, informatie management, en ga zo maar door.
Uit ervaring met een aantal van mijn klanten weet ik dat deze regels en richtlijnen in eerste instantie aanvoelen als een "moetje" en vaak niet worden gezien als iets dat de organisatie toegevoegde waarde kan brengen. Sterker nog... het kost geld.
Echter merk ik keer op keer bij een nieuw implementatietraject van een managementsysteem dat gedurende de implementatie periode men het geheel van eisen en richtlijnen gaat begrijpen en ook gaat inzien welke inzichten het oplevert voor de organisatie.
Door het bepalen van o.a. je beleid en doelstellingen en het invoeren van meetpunten (KPI's), krijg je inzicht in de prestaties van je organisatie. Organisaties komen vaak ineens tot de ontdekking wat de echte knelpunten zijn binnen de processen. Vaak liggen die knelpunten heel ergens anders dan men denkt.
De kern van een managementsysteem draait vervolgens om het aanpakken van deze knelpunten waarbij verbeteringen worden doorgevoerd binnen de processen oftewel "continue verbetering".
Hierbij wordt vaak gerefereerd naar de "Deming-cirkel" van William Edwards Deming. Een plaatje hiervan zie je bovenaan dit artikel. Hierbij is het de bedoeling dat je als organisatie de stappen van Plan-Do-Check-Act (PDCA-cyclus) doorloopt.
- Plan = Het bepalen van het beleid, de doelstellingen, de processen en de middelen die nodig zijn om het gewenste resultaat te behalen en te kunnen voldoen aan de wensen van de klant.
- Do = Het implementeren van de dingen die je als organisatie hebt gepland.
- Check = Het monitoren en meten van de prestaties van je processen, producten en/of diensten die je levert.
- Act = Het bepalen en doorvoeren van acties die nodig zijn om de prestaties van je processen, producten en/of diensten die je levert continu te verbeteren.
Vaak zie ik dat organisaties moeite hebben met het volledig doorlopen van de Deming-cirkel. De Plan- en Do-fase worden altijd wel toegepast. Echter hebben veel organisaties moeite met het doorvoeren van de Check-fase (de meetpunten, KPI's). En als men niet inzichtelijk heeft hoe de processen verlopen, ziet men vaak ook geen noodzaak om de processen te verbeteren (Act-fase).
Ja... een managementsysteem kost je als organisatie geld, maar het helpt je als organisatie ook om je processen inzichtelijk te krijgen (Check-fase). Door te kunnen gaan sturen op je processen en het doorvoeren van verbeteringen, wordt je als organisatie efficiënter (Act) en zal je kosten gaan besparen. Dat willen we toch allemaal?
Reactie schrijven